ECで必要な「稟議書の書き方・コツ」
JECCICA特別講師 松橋 正一
ECショップのコンサルにおいて、
- 提案しても採用の決裁が遅い
- 会社（上司）から稟議決裁がもらえない
など、なかなか提案通りにならないことがあります。
「コンサルタントの力不足、信頼不足」と言われればそれまでですが、コンサルタントとして提案しても、クライアントの社内稟議決裁の手続きが面倒だったり、なかなか稟議決裁がおりない場合があります。
「前回提案した件、進んでいますか？」
「その件は、稟議書を回しているところですが、未だ決裁がおりていません。」
というやりとりもしばしばあります。
そもそも、スピードが命のEC。
責任者がある程度の決裁権限を持っていなければ、ECショップとしての成功は望めない！と私は思います。
とは言え、会社（上司）から稟議決裁をもらわないと前に進めないECショップがあるのも現実ですから、いかにしたら稟議決裁をもらえるか？を考えてみます。
サラリーマン時代、稟議決裁をする立場と稟議書を提出する両方を経験していますので、その経験をもとに稟議書を書く（通す）コツをお話しします。
一番のポイントは……
「自分が決裁者だったらと決裁する上司の立場になって考える」ことです。
稟議書を提出する立場で「当然必要」という考えで稟議書を提出してもうまくいかないことがあります。
ダメな稟議書を例にするとわかりやすいです。
もし、アナタが上司として部下より次の〈例1〉のような稟議書を受け取ったらどうでしょう？
私なら回覧され見た瞬間、あまりのお粗末さにため息がでると思います。
〈例1〉
ダメ理由１： 購入するものの詳細機能がわからない
稟議書に書かれている内容だけでは、受注管理ソフトという記載しかないので、どんな機能でどんな性能か全くわかりません。せめて紹介サイトや製品カタログなどを添付するべきです。
ダメ理由２： なぜ必要か？根拠が示されていない
ネットショップ開設で購入が必要と提案者は決めつけて稟議書を提出していますが、「現状スタッフでは処理できないのか？」など、突っ込まれどころです。必要な根拠が示されていません。この受注ソフトがないとネットショップの運営ができない理由を示すべきです。
ダメ理由３： 選んだ理由が示されていない
受注管理ソフトは、世の中にたくさんあります。なぜ「受注君」を採用したのか？理由が示されていません。他の受注ソフトと比較検討されたか？やはり突っ込まれどころです。
ダメ理由４： 金額の根拠が示されていない
提案されている購入物件がその機能に見合うものか？他の受注ソフトと見積比較されているのか？導入することで省力化など費用対効果・メリットが示されていません。
ダメ理由５： 処理する目標値が示されていない
ネットショップの売上、受注数、事業部の売上利益など目標値が示されていません。具体的な目標値を示し受注ソフト導入のメリットを示すべきです。
「ネットショップ運営するのだから受注ソフトの購入は当然」と思って稟議書を提出すると、決裁者から突っ込まれどころ満載です。
このようなお粗末な稟議書では否決されるのが当然でしょう。
会社（上司）に稟議書を提出しなくても決裁できるように、ネットショップ運営責任者は、きちんとした事業計画に基づき予算の獲得をし、運営に必要な決裁権限を持つのが理想です。
しかし、各案件毎に決裁をもらわないといけない場合は、決裁を得るコツを学んでおくべきです。
決裁をもらえる 稟議書の書き方（コツ）
- 経理や関連部署に根回しをしておく
- 担当者が決裁者に苦労している現状を耳打ちする
- 決裁者の意向をさりげなく聞いておく
- 稟議書は結論を先に書く
- どんな提案か簡潔かつわかりやく書く
- 代案が無いか？問われたら返答できる準備をする
- メリット、デメリットについて示す
- なぜ必要か根拠を示す
- 必要に応じて資料データを示す
- 実施（購入）時期を示す
- 決裁者が決裁しやすいタイミングを図って提出
稟議書を提出しても必ず可決されるとは限りません。決裁されるよう事前に各部署に根回しをしたり、時には現場の担当者から「こんなに苦労している」と現状を訴えてもらい決裁者に「現場を楽にして省力化を図る」という気持ちにさせることも必要です。
決裁者の立場になると、どこが突っ込みどころか見えてきます。突っ込まれたら返答できるよう下準備が必要です。
コンサルタントがどんなにいい提案をしても、会社の決裁がおりなければ採用されませんし先に進みません。コンサルは空回りです。
稟議書の書くコツ（裏技）は、クライアントの社内打ち合わせで教えるものではなく、社外の食事会・飲み会などで行うべきでしょうね。
JECCICA特別講師 松橋 正一
楽天、ヤフー、amazon、自社サイトなどECサイトの運営経験を基に、数々のショップを構築サポート。大規模ECサイトの効率的な構築、データ処理システム構築を得意とする。